Với các phần mềm dự toán, từ điển vật tư rất quan trọng, nó bảo đảm cho việc phân tích hao phí không bị thiếu vật tư và mã vật tư giống nhau cho mọi tỉnh thành cho một loại vật tư.
Ví dụ: Mã 02444 là Cát vàng thì trong file giá vật liệu mã 02444 cũng là cát vàng.
Tùy vào địa phương mà tên vật tư trong bảng giá có thể khác trong từ điển vật tư nhưng vẫn chung mã. ví dụ mã 02444 trong bảng giá vật liệu của Phú Thọ có thể đặt theo nguồn lấy như cát vàng Sông Lô, hay ở Hà nội có thể đặt là Cát vàng Sông Hồng.
Việc điều chỉnh giá vật tư cho phù hợp với loại vật liệu ở địa phương là cần thiết. Nó làm cho bảng phân tích vật tư trong dự tóan được chi tiết và sát với thực tế hơn.
Ví dụ trong định mức luôn để là xi măng PC30 nhưng khi tính đơn giá, có tỉnh dùng xi măng Hoàng Thạch, có tỉnh dùng xi măng địa phương nên tên vật tư trong bảng giá địa phương có thể là Xi măng Hoàng Thạch hay xi măng địa phương nhưng đều có mã là 11135.
Trước đây do chưa thống nhất được hết tất cả các loại vật tư có trong các định mức nên có nhiều từ điển vật tư. Cho đến nay thì chương trình chỉ có một từ điển vật tư duy nhất có tên là TDVT. Chỉ việc thêm sửa vật tư cho bảng từ điển vật tư này.
Vào menu Dữ liệu\Thêm/sửa từ điển vật tư.
Với mỗi loại vật tư cần nhập các thông tin:
+ Mã vật tư.
+Tên vật tư.
+ Đơn vị tính.
+ Tỷ trọng vật tư
+ Bậc hàng.
- Tỷ trọng vật tư và bậc hàng dùng cho bài toán tính cước vật chuyển.
Thao tác
Lần lựơt vào các số liệu vào các ô tương ứng rồi bấm nút "Thêm". Nếu mã số vật tư đã có, chương trình sẽ báo trùng mã và yêu cầu nhập lại mã số vật tư khác. Mã vật tư mới nên nhập theo quy định là 5 số và theo quy tắc
•Vật liệu: Nhầp bằng số, không dùng ký tự đặc biệt. Nên nhập mới từ 15000 trở đi.
•Nhân công: bắt đầu bằng N và 4 chữ số, ví dụ: N0001
•Máy thi công: bắt đầu bằng chữ M và 4 chữ số, ví dụ M0001
Có 2 mã đặc biệt là Z999 là vật liệu khác và M999 là máy khác. Người dùng không nhập thêm loại vật liệu này.