Đây là mục rất quan trọng, là bước đầu tiên phải thực hiện trước khi tiến hành nhập công tác.
Nhiều người dùng nhiều phần mềm, khi tra cứu ra thấy cùng một mã nhưng kết quả khác nhau đã vội kết luận là phần mềm này sai hay phần mềm kia sai, như vậy là chưa chính xác bởi vì có thể mỗi phần mềm đang tra cứu ở một đơn giá khác nhau
Để bảo đảm mình đang chọn đúng đơn giá cần dùng, trong phần mềm vào Menu dữ liệu -> Chọn đơn giá cần sử dụng
Cửa sổ chọn đơn giá
1: Dùng để chọn nhanh các bộ đơn giá liên quan đã lưu lại trước đó. Nghĩa là sau khi bạn chọn tổ hợp các đơn giá cần dùng ỏ vùng 5, bạn có thể lưu lại để lần sau chọn nhanh, không phải chọn lại từng đơn giá. Ví dụ bạn có thể lưu nhóm các đơn giá năm 2017 hoặc các bộ đơn giá công ích...
2: Mục chọn cách tra cứu, có 2 cách tra cứu mà người dùng cần phải chú ý để phân biệt, tránh nhầm lẫn
oTra theo đơn giá Tỉnh (địa phương): là tra cứu từ các bộ đơn giá do địa phương ban hành. Đây là lựa chọn mặc định phần mềm sẽ tra từ bộ đơn giá địa phương. Đặc điểm là các bộ mã tra có trong đơn giá địa phương và có đơn giá. (để phân biệt cách tra thứ 2 là tra theo định mức)
oTra theo định mức: Khi tỉnh chưa ban hành đủ đơn giá theo các bộ định mức mới nhưng người dùng vẫn muốn áp dụng các bộ định mức này. Khi đó người dùng cần mở hộp thoại này lên và chọn mục tra theo định mức. Đặc điểm của lựa chọn này là không có đơn giá vật liệu, nhân công, máy thường =0 (vì chỉ tra lấy định mức). Sau đó người dùng mới nhập giá vào để phần mềm tự tính đơn giá tại thời điểm lập dự toán, bỏ qua giá gốc
3: Là tính năng cực hay, nhiều người không biết đến tính năng này. Tình huống là khi đang tra mã ở tiêng lượng, nhập một mã ví dụ như BB.31612 nhưng không tra được đơn giá. Câu hỏi đặt ra là sao không tra được??, phần mềm không có mã này hay tỉnh không ban hành??
-> Bảo bối là nút số 3 này, bấm nút số 3 sau đó nhập mã cần tìm vào ô tìm kiếm. Bấm vào nút Tìm ĐG
Phần mềm sẽ chỉ ra mã hiệu đang tìm thuộc đơn giá nào, nếu chưa chọn thì ta bấm đánh dấu chọn ở cột chọn rồi bấm cập nhật.
Sau khi bấm cật nhật, ra ngoài tra cứu lại sẽ có mã này (và các mã khác thuộc bộ đơn giá này)
4: Tìm kiếm: nhập tên quyết định, vd 5481 hay nhóm đơn giá vd: XD, LD, KS, SC.. vào để phần mềm lọc theo tiêu chí tìm kiếm, tiện ích này giúp kiểm tra đơn giá cần tìm có hay chưa nhanh hơn, đỡ phải "soi" từng dòng
5: Vùng hiển thị các đơn giá đang có của Tỉnh hiện hành. Kiểm tra cẩn thận để bảo đảm đã chọn đúng, chọn đủ các đơn giá cần dùng. (đủ về lĩnh vực xây dựng, lắp đặt, khảo sát, công ích..).
Chú ý: Một vấn đề quan trọng là người lập dự toán phải biết chính xác hiên tại Tỉnh đó đang áp dụng bộ đơn giá nào để chọn chính xác, tránh trường hợp cứ vào phần mềm là tra cứu, không biết mình đang tra cứu theo đơn giá nào, có đúng là đơn giá mới nhất hay chưa.
Qua quá trình hỗ trợ, chúng tôi thấy người dùng rất yếu trong việc này. Các bác cứ làm theo cảm tính rồi thấy kết quả khác với người khác hoặc pm khác thì hoảng, tưởng pm sai nhưng thực chất là do các bác lựa chọn sai.
Vì vậy, đã là người làm dự toán cần tìm hiểu xem Tỉnh đang lập dự toán đang sử dụng những bộ đơn giá nào? bộ đơn giá đó có đặc điểm gì? (sử dụng lương tối thiểu bao nhiêu? giá nhiên liệu như thế nào, sử dụng định mức nào, là ban hành mới hay chỉ cập nhật bổ sung?